「ChatGPT活用術」メール作成の悩みを即解決！

毎日のように山のように積み重なるメール作業。特に新しいプロジェクトの提案や、緊急の対応が必要な時、どのように伝えれば良いのか悩むことはありませんか？私自身も、適切な言葉選びに苦労し、時間を浪費していた一人です。

メールはビジネスコミュニケーションの基本ですが、時には適切な言葉を選ぶのが難しいこともあります。そんな時、ChatGPTのようなAI技術が一役買ってくれるのです。この記事では、ChatGPTを使って社内メールを効率的かつ効果的に作成する方法をご紹介します。

メールの作成も簡単な指示でスラスラ！

ChatGPTは、自然言語を理解し、ユーザーの入力に対して適切なテキストを生成するAIです。
自然な言語を使って文章を書くことが得意です。簡単な指示で素早く、しかもプロフェッショナルな以下のようなメールを作成してくれます。

1. 案内メール: 会議の日時調整やイベントの案内など、具体的な情報を簡潔に伝えるメール。
2. 感謝のメール: 仕事での協力や支援に対する感謝を表すメール。
3. 問題解決メール: 問題が発生した際の対応策を提案するメール。

プロンプト文章例

プロンプトと回答例を書きましょう。

（あなた）指示：依頼された書類の添付が漏れていたことについてクライアントへお詫びのメールを作ってください。

※実際のChatGPTの画像です。

ChatGPT：

件名： 書類の添付漏れについてのお詫び

尊敬するお客様、

お世話になっております。XXX株式会社のYYYです。いつも当社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

今回、大変残念なことに、お預かりいたしました書類について、一部の添付が漏れてしまったことをお知らせいたします。
この度のことについて、心よりお詫び申し上げます。

お客様にとってこの書類は非常に重要であり、私たちのミスによりお手続きやプロジェクトに影響が出ることは認識しております。
大変申し訳ございません。

ただちに不足している書類をご提供し、お客様にご迷惑をおかけしないよう努力いたします。

書類の添付漏れによってお客様に生じたご不便について、どのようにお手伝いできるか、また何かお求めの情報や要望がございましたら、どうぞお知らせください。お客様のご要望にお応えし、できる限りの対応をさせていただきます。

再度、この度の件に関しまして、お詫び申し上げます。お客様のご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

何かご不明点やご質問がございましたら、いつでもお気軽にお知らせください。お客様のご要望にお応えできるよう努力いたします。誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

敬具、

YYY（お名前） XXX株式会社

というようにさらさらとたった数秒で作成してくれます。
これを下書きと叩き台にして仕上げていくと文章作成時間が短縮されます！

他のChatGPTの活用方法

• テンプレートの利用: ChatGPTには多くのメールテンプレートがあり、それらをカスタマイズして使用できます。
• 言い回しの提案: 最適な表現に迷った時、ChatGPTにアドバイスを求めることができます。
• 校正機能: 文章の誤字脱字や文法の間違いを指摘し、修正案を提供します。

まとめ

ChatGPTを活用することで、社内メールの作成が格段に楽になります。時間を効率的に使い、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。このテクノロジーを取り入れて、ストレスフリーなコミュニケーションを実現しましょう。今日からChatGPTを使ってみてはいかがでしょうか？